結論から言うと、AIを活用したBPO（業務の外部委託）を検討する前に、まず自社の課題を棚卸ししておくことが遠回りのようで一番の近道です。委託先を探し始める前に『何に困っているのか』『何を減らしたいのか』を言語化できていないと、せっかく良いサービスに出会っても話がかみ合わず、導入まで時間がかかってしまいます。
とくに1人で会社を運営している方や少人数の組織では、日々の業務に追われて課題を客観的に見る時間が取りにくいものです。この記事では、AI×BPOの導入を検討する前に行っておきたい課題の棚卸しの進め方を、具体的な手順とあわせて解説します。
なぜ棚卸しが必要なのか
委託範囲が曖昧だとミスマッチが起きやすい
課題を整理しないまま相談を始めると、委託先が提案する内容と御社が本当に求めている内容がずれてしまうことがあります。自社の課題が明確になっていないと、相手も的確な提案がしにくいというのが実情です。
たとえば、経理業務を効率化したいと考えていても、実際にはデータ入力の時間よりも請求書の確認作業に時間がかかっているケースもあります。原因を特定しないまま委託すると、思ったほど負担が減らないという結果になりかねません。
優先順位をつけるための土台になる
棚卸しをすると、どの業務から着手すべきかの優先順位が見えてきます。すべてを一度に任せようとすると費用も管理の手間も増えるため、まずは負担が大きく、かつ切り出しやすい業務から検討するのが現実的です。
東京都千代田区をはじめ、全国の中小企業やひとり社長の相談を受けていると、課題を整理する段階を省いてしまい、委託後に『思っていたのと違う』と感じる例が少なくありません。
棚卸しの進め方
業務を書き出して見える化する
まずは日々行っている業務を思いつくかぎり書き出してみます。この段階では良し悪しを判断せず、とにかく洗い出すことが大切です。
- 1日・1週間・1か月の業務を時間軸で書き出す
- それぞれにかかっているおおよその時間を記入する
- 自分でなければできない業務かどうかを印で分ける
こうして一覧化すると、想像以上に時間を取られている業務や、実は誰でも対応できる業務が見えてきます。
課題を『量』と『質』で分けて考える
業務の課題は大きく分けて、量の課題（時間が足りない、手が回らない）と質の課題（ミスが多い、対応にばらつきがある）の2種類があります。どちらに当てはまるかによって、AI×BPOに期待する効果も変わってきます。
たとえば、問い合わせ対応の件数が多すぎて手が回らないのは量の課題ですが、対応ごとに回答内容がばらついているのは質の課題です。両方が混在している場合は、どちらを優先して解決したいかを決めておくと、委託先との話し合いがスムーズになります。
棚卸しの際に見るべき観点
時間・頻度・難易度で整理する
業務を棚卸しするときは、次の3つの観点で整理すると判断材料が揃いやすくなります。
| 観点 | 確認すること |
|---|---|
| 時間 | その業務に月何時間かけているか |
| 頻度 | 毎日・週次・月次のどれに該当するか |
| 難易度 | マニュアル化しやすいか、判断が必要か |
時間がかかり、頻度が高く、かつマニュアル化しやすい業務は、AI×BPOによる委託の効果が出やすい領域と言えます。逆に、都度の判断が必要な業務は、いきなり全部を任せるのではなく段階的に委託範囲を広げる方が無理がありません。
数字で表せる課題かどうかを確認する
『なんとなく忙しい』という感覚だけでは、委託後に効果があったかどうかを判断しづらくなります。できるだけ、作業時間や対応件数など数字で表せる形に落とし込んでおくと、後から振り返りやすくなります。
この点は、以下の記事でも触れている業務分解の考え方とあわせて読むと理解が深まります。AI×BPO導入で業務を切り出す前に整える業務分解の考え方
棚卸しでよくある失敗と注意点
完璧を目指しすぎない
棚卸しに時間をかけすぎて、肝心の相談や検討が後回しになってしまうケースがあります。すべての業務を細かく分析する必要はなく、まずは大まかな全体像をつかむことを優先しましょう。
注意：棚卸しの精度にこだわりすぎると、検討のタイミングを逃してしまうことがあります。ある程度整理できた時点で、一度専門家に相談してみるのも一つの進め方です。
自分だけで抱え込まない
1人で会社を運営している場合、課題の洗い出しも一人で行いがちですが、取引先や顧客からの意見を聞くことで、自分では気づいていなかった課題が見つかることもあります。
以下はチェックリストの例です。棚卸しを進める際の参考にしてください。
- 業務の書き出し：日次・週次・月次の業務をすべて書き出したか
- 時間の記録：それぞれの業務にかかる時間を把握したか
- 判断業務の分離：自分の判断が必要な業務とそうでない業務を分けたか
- 数値化：件数や時間など、数字で表現できる形にしたか
よくある質問
Q. 棚卸しにはどれくらいの時間がかかりますか
業務の量や複雑さによって差がありますが、まずは数時間から半日程度でおおまかな洗い出しを行い、必要に応じて見直していく形で問題ありません。完璧に仕上げてから相談する必要はなく、途中段階でも専門家に見てもらうことで整理が進むこともあります。
Q. 課題が複数ある場合はどうすればよいですか
すべてを一度に解決しようとせず、負担が大きい業務や切り出しやすい業務から優先順位をつけることをおすすめします。段階的に委託範囲を広げていく進め方であれば、費用面でも無理が生じにくくなります。
まとめ
AI×BPOの導入を検討する前の棚卸しは、委託の成否を左右する大切な準備段階です。業務を書き出し、時間・頻度・難易度の観点で整理し、数字で表せる課題を明確にしておくことで、委託先との話し合いもスムーズになります。
完璧な棚卸しを目指す必要はありませんが、大まかな整理ができた段階で一度相談してみることで、自社に合った進め方が見えてくることもあります。当社では、こうした課題整理の段階からご相談いただくことも可能です。初回相談は無料ですので、業務の悩みを一人で抱え込まず、気軽にお声がけください。